Affärsdokument

Företagets affärsdokument informerar kunder och leverantörer om företagets varor och tjänster, om
avtalsvillkor, företagsform och var företaget är belägetsamt organisations- och registreringsnummer.
Affärsdokumenten är också företagets ansikte utåt och en del av marknadsföringen. Innehållet i
affärsdokumenten utgör även grunden för de avtal som ditt företag sluter med kunder, leverantörer och andra.
Affärsdokumenten kommer dessutom att användas många gånger. Därför kan det vara värt att lägga ned lite
extra tid på att få dem bra från början. De dokument som de flesta företagare
kommer i kontakt med är:

• offert/anbud
• orderbekräftelse
• faktura
• betalningspåminnelse.

Särskilda krav för aktiebolag

På aktiebolagets affärsdokument, och även webbsida, ställs särskilda krav.
De ska innehålla:

• bolagets hela registrerade firma (namn)
• den ort där styrelsen har sitt säte, det vill säga den ort som
• bolagsordningen anger
• bolagets organisationsnummer

Tänk på!

• Systematisera omedelbara åtgärder (dagens arbetslista) och vad som åtgärdas senare (vecko- eller månadslista).
• Spara endast handlingar som du behöver.
• Gör ett pärmsystem för samtliga handlingar.
• Arkivera alla handlingar som används som bokföringsunderlag och spara dem i minst tio år.

Avtal

I Sverige råder i princip avtalsfrihet. Det innebär att det i de flesta fall inte finns några formella krav på hur
affärsdokument ska vara utformade. Vissa uttryck, termer och avtalsvillkor är dock vanliga. Ta noga reda på vad
de innebär, så att inga missförstånd uppstår.

Skriftliga avtal underlättar

Det finns avtal som måste vara skriftliga, som till exempel fastighetsöverlåtelse och kollektivavtal. I praktiken sluts dock många avtal muntligt. Skriftliga avtal är bra eftersom de minskar risken för att parterna uppfattar avtalets innehåll på olika sätt, vilket underlättar för både säljare och köpare. Det är lättare att precisera detaljer om varan eller tjänsten och andra avtalsvillkor i ett skriftligt avtal. Det kan vara svårt komma ihåg avtalsvillkoren och ännu svårare att bevisa dem utan ett skriftligt avtal.

Standardavtal

Standardavtal är vanliga inom många branscher. Ett standardavtal är ett i förväg upprättat avtal som tillämpas
likartat inom en viss bransch. Syftet är också att fördela riskerna mellan parterna i avtalsförhållandet och
precisera rättsläget. Ofta är det företagsgrupper eller branschorganisationer som enats om standardavtal för att
effektivisera och underlätta avtalsskrivning. Som nyföretagare bör du kontrollera om standardavtal an
vänds inom den bransch som du tänker etablera dig i. Branschorganisationer har ofta information om vilka standardavtal som finns i din bransch.